Por lo importante de la información publicamos en nuestro blog el articulo realizado por el compañero Vicente Ribes

Cuando un cliente comunica que su vehículo ha sufrido daños dentro de un aparcamiento, la empresa gestora debe actuar con rapidez.

No basta con responder que las grabaciones solo se facilitan a la Policía o a los juzgados. La solicitud puede constituir un ejercicio de los derechos de acceso y limitación del tratamiento reconocidos en el Reglamento General de Protección de Datos.

Además, debido al reducido plazo de conservación de las grabaciones, una actuación tardía puede provocar que las imágenes se eliminen antes de resolver la solicitud y generar responsabilidad para la empresa.

Una sanción de 90.000 euros por no atender correctamente la solicitud

La Agencia Española de Protección de Datos sancionó a una empresa gestora de aparcamientos después de que un usuario solicitara las imágenes necesarias para identificar al vehículo que presuntamente había causado daños al suyo.

El interesado pidió expresamente que las grabaciones no fueran eliminadas. Sin embargo, la empresa respondió fuera de plazo, indicó que solo entregaba imágenes a la Policía o a los órganos judiciales y, posteriormente, comunicó que las grabaciones ya habían expirado.

La AEPD apreció dos infracciones:

• Vulneración del derecho de acceso del artículo 15 del RGPD.
• Vulneración del derecho a la limitación del tratamiento del artículo 18 del RGPD.

La sanción inicial fue de 150.000 euros y quedó reducida a 90.000 euros tras el reconocimiento de responsabilidad y el pago voluntario.

¿Cuánto tiempo puede conservar un parking las imágenes?

Como regla general, las grabaciones de videovigilancia deben suprimirse en el plazo máximo de un mes desde su captación.

No obstante, el artículo 22.3 de la Ley Orgánica 3/2018 permite conservarlas durante más tiempo cuando sean necesarias para acreditar hechos contra personas, bienes o instalaciones.

Por tanto, si un cliente comunica que su vehículo ha sufrido daños y solicita la conservación de las grabaciones, la empresa debe actuar inmediatamente para impedir que el sistema las sobrescriba o elimine.

La Guía sobre el uso de videocámaras de la AEPD también contempla expresamente la conservación de las imágenes cuando deban utilizarse para acreditar este tipo de hechos.

Aunque habitualmente se utilice la expresión «bloquear las imágenes», lo adecuado es conservarlas de forma separada o restringida, limitando su acceso al personal autorizado y evitando que se utilicen para otras finalidades.

¿Puede exigirse una denuncia policial previa?

La empresa puede recomendar al afectado que presente una denuncia, especialmente cuando sea necesario identificar al titular del vehículo causante.

Sin embargo, no debería establecer como regla general que las imágenes solo se conservarán o revisarán cuando exista una denuncia previa.

El afectado puede dirigirse directamente a la empresa responsable del sistema de videovigilancia y ejercer sus derechos.

La existencia de terceras personas, vehículos o matrículas en las grabaciones tampoco permite rechazar automáticamente la solicitud.

En la sanción analizada, la AEPD reprochó a la empresa que:

• No respondiera dentro del plazo de un mes.
• No solicitara al interesado que concretara su petición.
• No conservara las imágenes pese a la petición expresa.
• Condicionara de forma general el acceso a la intervención policial o judicial.

¿Puede entregarse una grabación en la que aparece otro vehículo?

Sí, en determinadas circunstancias.

Si las imágenes muestran claramente cómo otro vehículo golpea al vehículo del solicitante, podría resultar justificado facilitar el fragmento relevante.

La matrícula puede tener la consideración de dato personal cuando permite identificar indirectamente al titular del vehículo. Sin embargo, esto no impide necesariamente su entrega cuando resulte indispensable para formular, ejercer o defender una reclamación.

La empresa deberá valorar:

• La necesidad de la imagen para acreditar los daños.
• El derecho del solicitante a defender sus intereses.
• Los derechos de las demás personas que aparezcan en la grabación.
• La posibilidad de limitar la entrega al fragmento estrictamente necesario.

Las caras, matrículas y demás datos de personas o vehículos ajenos al incidente deberían ocultarse o difuminarse.

Por el contrario, podría mantenerse visible la matrícula del vehículo directamente implicado cuando resulte necesaria para identificar al posible responsable.

También es recomendable advertir al destinatario de que las imágenes solo pueden utilizarse para denunciar o reclamar los daños y que no pueden publicarse en redes sociales ni difundirse por otros medios.

¿Qué ocurre si ninguna cámara graba directamente la plaza?

El afectado puede solicitar la conservación y revisión de las cámaras más próximas, incluidas las cámaras de acceso, salida, circulación interior o rampas.

Esto no significa que tenga derecho a recibir íntegramente las 24 o 48 horas de grabación de todas las cámaras.

Una entrega masiva podría afectar a un número elevado de personas y vehículos y vulnerar el principio de minimización de datos.

La empresa debería solicitar información para acotar la búsqueda:

• Matrícula y características del vehículo afectado.
• Número o ubicación de la plaza.
• Fecha y hora de entrada y salida.
• Momento en el que se detectaron los daños.
• Zona por la que circuló el vehículo.
• Horario aproximado en el que pudo producirse el incidente.

Si el momento exacto no puede determinarse, deberán revisarse las cámaras razonablemente relacionadas con los hechos.

Una solicitud amplia puede ser objeto de concreción, pero no debe ignorarse ni dejarse transcurrir el tiempo hasta que las imágenes desaparezcan.

¿Qué plazo tiene la empresa para contestar?

El artículo 12.3 del RGPD establece, con carácter general, un plazo máximo de un mes para responder a las solicitudes de ejercicio de derechos.

Este plazo puede ampliarse otros dos meses cuando resulte necesario por la complejidad o el número de solicitudes, pero la ampliación debe comunicarse al interesado dentro del primer mes.

En videovigilancia, no obstante, esperar hasta el final del plazo puede ser demasiado tarde.

La conservación técnica de las imágenes debe realizarse inmediatamente, aunque la respuesta jurídica definitiva se remita posteriormente.

¿Tu empresa dispone de un protocolo de videovigilancia?

En ARDSoluciones ayudamos a parkings, garajes, comunidades de propietarios y empresas con sistemas de videovigilancia a revisar sus procedimientos y adaptarlos al RGPD y a la LOPDGDD.

Podemos ayudarte a preparar:

• El protocolo de conservación y entrega de imágenes.
• Los modelos de respuesta a solicitudes de acceso.
• El registro de actividades de tratamiento.
• La información y cartelería de videovigilancia.
• El procedimiento interno de acceso a las grabaciones.
• La documentación necesaria para acreditar el cumplimiento ante la AEPD.

Contar con un protocolo previo permite responder con rapidez, evitar la pérdida de las imágenes y reducir el riesgo de reclamaciones y sanciones. Además, si eres cliente nuestro, estaremos siempre a tu servicio para resolver cualquier y prevenir sanciones como la que inspira este artículo.